תחום דיווח הנוכחות עבר שינויים גדולים ומשמעותיים במאה הנוכחית. האירוע המכונן המשמעותי ביותר קרה בשנת 2009 , עת הוצע לפועל תיקון 24 לחוק הגנת השכר אשר הפך את שעון הנוכחות לאמצעי קריטי בכל עסק וחברה. מעבר לכך, ההתפתחות הטכנולוגית (של מערכות המידע ואמצעי הדיווח)  בשילוב מהפכת הדיגיטל והמובייל, שינו מקצה לקצה את עולם הנוכחות והפכו אותו למתקדם יותר ולמגוון מאוד בכל הקשור לאמצעי הדיווח.

נכון להיום, עובדים יכולים לדווח נוכחות באמצעות מגוון אופציות כמו מסוף נוכחות מסורתי, אפליקציה בסמארטפון, ממשק מחשב, טלפון כשר, שעון ביומטרי, מערכת לזיהוי פנים. ריבוי האפשרויות מעלה את השאלה המתבקשת: איך עדיף לדווח ועם איזו פלטפורמת נוכחות כדאי לעבוד בעת הזו?

על מנת לענות על השאלה הזו, אציג בפניכם את תמונת המצב העכשווית בעולם הנוכחות כולל האתגרים שהיא מציבה לכל פירמה בהיבט הפיננסי, המשפטי והתפעולי. אחרי הצגה וניתוח של הדברים, נחתור לקראת הפתרון האופטימלי שאמור לתת מענה מצוין לצרכי הפירמות נכון להיום.

דיווח נוכחות בעת החדשה – מהם האתגרים שחברות מתמודדות איתם?

ההיבט הפיננסי

אין עוררין על כך שבדרך כלל ההוצאה הגבוהה ביותר של כל ארגון הינו עלות השכר, בדגש מיוחד על חברות שפיתוח המוצרים שלהן מבוסס על ההון האנושי (כדוגמת חברות הייטק). לפיכך, אפשר בהחלט להבין שחישובי נוכחות לא מספיק מדויקים, המזינים את תלושי השכר, עלולים להגדיל את ההוצאות בצורה דרמטית.

בואו מתייחס לשתי דוגמאות פופולריות:

דוגמא ראשונה מתייחסת לזמן הפסקה במסגרת העבודה בחברה. נניח שהפסקה בארגון X המונה כ-50 עובדים מוגדרת לחצי שעה. כ-40% מהעובדים לא ממש חוזרים בזמן, אלא אחרי 40 או 50 דקות ומערכת הנוכחות לא יודעת לדייק במקרים אלו. ההערכה של האיחור מתבצעת באופן ידני והאי דיוקים מתחילים לחגוג. הפרש כזה רק להפסקות של עובדים שמרוויחים משכורת ממוצעת יכול לבד להגיע לסכומים מכובדים בהיקף שנתי.

דוגמא שניה מתייחסת לעבודה במשמרות. עובדי משמרת לילה מוגדרים ככאלו העובדים לפחות שעתיים בין השעות 22:00 בלילה ל-6:00 בבוקר וזכאים לגמול של תוספת תשלום בגין משמרת לילה. במידה והעובד עבד רק מ14:00 ועד 23:00 אז אין את השעתיים והחישוב משתנה. מורכבויות אלו לא תמיד נמדדות על ידי מערכות הנוכחות ויכולות שוב לייצר טעויות ונזקים פיננסיים משמעותיים.

בקצרה, אפשר לומר שמערכות הנוכחות הפועלות כיום בארגונים אמורות להתמודד עם מורכבויות עצומות. במידה והן לא מבצעות את זה, הארגון נאלץ לבצע חישובים ידניים המועדים לטעויות קרדינליות.

ההיבט המשפטי

ההיבט המשפטי בכל הקשור לנוכחות ושכר הינו היבט מרכזי. כבר מעצם תיקון 24 לחוק השכר, הכוח עבור לידי העובדים וחובת חישובי השעות בצורה מקצועית מתחייבת על ידי מעסיקים, אחרת הם חשופים לתביעות לא קטנות.

ובכלל העת החדשה מחייבת עבודה על פי חוק. על כל דבר לא תקין תובעים היום, ואלו מסוג התביעות שיכולות לפגוע מאוד בעסקים עד כדי ריסוקם המלא מפני שמדובר פה ברוב המקרים בתביעות גדולות.

ההיבט התפעולי

היבט זה מתחלק לשני חלקים: 1. הפלטפורמה או תוכנת נוכחות 2. אמצעי הדיווח.

הפלטפורמה היא למעשה תשתית המערכת מבחינת יכולות הניהול והבקרה. אנחנו עדים לכך שמערכות תוכנה עובדות כמערכת המשלבת נוכחות ושכר יחד. מעבר לכך יש כאלו העובדות באופן מסורתי על המחשב במקומי, חלק אחר עובד במודל טכנולוגיית ענן וחלק לא גדול במודל היברידי המשלב את שתי התצורות.

אמצעי הדיווח עברו אבולוציה לא קטנה בשנים האחרונות ואנו עדים נכון להיום למגוון רב של אמצעים מעבר לשעון הנוכחות הוותיק כמו: אפליקצייה בסמארטפון, ממשק מחשב, שעון טביעת אצבע (ביומטרי), מערכת לזיהוי פנים ועוד. אמצעי דיווח אלו נותנים היום מענה לדיווח נוכחות מכל מקום ובשיטה התואמת את הצרכים הספציפיים של כל ארגון.

אז עם איזה מערכת כדאי לעבוד ובאיזה אמצעי לדווח?

בבואכם לבחור מערכת נוכחות מומלץ לבדוק מספר נקודות חשובות:

צרכי החברה

לצרכים של הארגון משקל חשוב מאוד בבחירת מערכת נוכחות ואמצעי דיווח. הפקטורים המשפיעים על ההחלטה הם גורמים כמו גודל החברה בדגש על כוח אדם, פריסת החברה (האם היא מסונפת), תפעול החברה (האם הפעילות היא משרדית, האם קיימים עובדי שטח והאם יש מודל עבודה היברידי המשלב גם עבודה מהבית) ומורכבות פרויקטים מבוססי נוכחות (במידה וקיימים בפעילות השוטפת).

מקצועיות המערכת

חיוני לבחון את מקצועיות המערכת איתה אתם מעוניינים לעבוד. האם היא נותנת מענה ברזולוציה גבוהה לסוגיות כדוגמת דיווח מדויק של שעות הפסקה, עבודה במשמרות, לדרישות חשובות הנגזרות מהתנהלות הפירמה ובטח לעבודה על פי חוק!

ותק, ניסיון ומוניטין הספק

נוכחות ושכר זה לא משחק ילדים. רצוי מאוד שלחברה המספקת את פתרון הנוכחות יהיה ניסיון רב בהתקנות ללקוחות ממגזרים שונים. הידע הנצבר במקרה זה יכול מחד לסייע לכם לקבל פתרון נכון לצרכים ומאידך להימנע מהתקשרות עם ספק לא מספיק איכותי. כשמדובר במערכות נוכחות זה קריטי!

תמיכה ושירות

תמיכה ושירות בעולם הנוכחות הוא מרכיב סופר משמעותי. היות ומדובר פה במערכות האחראיות על משכורות לעובדים, מתחייב שהתמיכה תהיה מעולה והזמינות גבוהה.

לאחר בחינת הנקודות לעיל, אין ספק שתחשפו ללא מעט פתרונות וספקים בתחום הנוכחות. לכל אחת יש יתרונות וחסרונות וההחלטה לא קלה. אלא שלדעתי, זמן אמת מובילה מודל מנצח שיכול לפתור בעיות להרבה מאוד חברות ובפסקה הבאה אסביר למה.

הפתרון המנצח של זמן אמת

הצגתי במאמר את הצרכים הרבים של הפירמות ואת מגוון אמצעי הדיווח הקיימים נכון להיום. המערכת של זמן אמת יודעת לנהל את כל אמצעי הדיווח בצורה גמישה וזה יתרון אדיר! אפשר להחליף אמצעי דיווח כמו שעון, אפליקציה, מחשב, טלפון כשר, צ'יפ מידי יום לפי צורך והכל מסונכרן אונליין במקום אחד. ואם זה לא מספיק אז גם אין צורך בהחלפת מערכת קיימת במידה ואתם רגילים או נהנים ממנה!

מעבר לכך, במידה ותרצו לעבור גם לתוכנת זמן אמת תוכלו לקבל מערכת סופר מקצועית הכוללת טכנולוגיית ענן מתקדמת, מענה נרחב לצרכים, דגש על הסכמים מוגדרים על פי חוק ויכולת הגדרת לוגיקה למודל מסוים של עבודה.

לסיכום

2023 מזמנת לחברות לא מעט אתגרים בתחום דיווח הנוכחות בהיבט הפיננסי, המשפטי והתפעולי. בבואכם לרכוש או לשדרג פתרון קיים, מומלץ להתייחס בכובד ראש לצרכי החברה, למקצועיות המערכת הנבחרת, לניסיון ומוניטין הספק ולהיבט התמיכה והשירות. אחרי בחינת כל הדברים והאופציות הקיימות, שווה לדעתי לכוון למודל המנצח של זמן אמת המאפשר לכם גמישות מרבית בבחירת אמצעי הדיווח, ללא צורך בהחלפת התוכנה איתה אתם עובדים!

על המחבר:

אמיר דבוש, מנכ"ל טרגט לעסקים – ערוץ מדיה החושף מוצרים, שירותים ופתרונות למגזר העסקי,  בוגר תואר ראשון בסוציולוגיה מאוניברסיטת תל אביב ותואר שני ביזמות וחדשנות מאוניברסיטת  Swinburne אוסטרליה.